Горячая линия
Ежедневно
08.00 -20.00
Почта

Тендерное сопровождение


Что кроется за услугой тендерного сопровождения

Часто перед руководителями многих, особенно небольших компаний, возникает вопрос: участвовать или не участвовать в объявляемых конкурсах и тендерах. Выбор этот всегда непростой. Победа в тендере может позволить любой компании заключить долгосрочный контракт и приобрести надёжного заказчика, что позволит обеспечить работой весь коллектив. Особенно это актуально, если тендер объявляет государственное учреждение. Но, с другой стороны, существующее в этой сфере законодательство очень сложно и запутано. Всегда есть большой риск подготовить кучу документов, потратить пусть и небольшие, но часто так необходимые для других целей деньги на оформление бумажек. Ещё необходимо изыскать и изъять из оборота средства на финансовое обеспечение заявки для участия в тендере. Известны случаи, когда объём подготовленных для участия в конкурсе документов составляет несколько тысяч листов. А гарантии на выигрыш не даёт никто. Вот и получается, что небольшие фирмы, способные качественно выполнить указанную заказчиком тендера работу или услугу, предпочитают не связываться с этим процессом.

Но сидеть и ждать у моря погоды – не подход для коммерческого предприятия. Если руководитель понимает, что его предприятие способно выполнить работы или оказать заявленные услуги, то в тендере надо участвовать.

Выход из таких ситуаций предлагают недавно появившиеся на рынке услуг компании, за вознаграждение сопровождающие новичков тендерных закупках. 


Выбираем способ сопровождение тендеров

Как правило, тендеры объявляют предприятия, финансируемые из бюджета: муниципального, регионального или федерального. Закон для них строг – ни одной работы они не могут выполнить без процедуры тендера. Причём необходимо отметить, что тендерное законодательство меняется очень часто, поскольку оно тоже совершенствуется и формируется. Отсюда – проблемы для участников торгов.

Некоторые предприниматели самонадеянно считают, что опыт, полученный при победе в каком-то ранее объявленном конкурсе, автоматически можно применять всегда и везде. Это не так. Существует масса нюансов в часто дополняемом и изменяемом законодательстве, которые отследить неопытному человеку сложно. Совсем немногие имеют возможность обучить и содержать специалиста, который будет заниматься отслеживанием объявляемых конкурсов и изменений в тендерном законодательстве. Крупные компании уже создали целые отделы, призванные заниматься такой работой. Как же с ними конкурировать? Всё очень просто – надо нанять фирму, оказывающую услуги по тендерному сопровождению. Сейчас это называется модным словом – аутсорсинг.

Вся процедура участия в тендере условно разделяется на несколько этапов. Руководитель должен определить, способны ли специалисты его компании подготовить всё документы, или только какую-то часть. Если выяснится, что какой-то из этапов конкурса вызывает затруднения, то лучше заказать локальное сопровождение тендера. В этом случае специализированная фирма будет обязана выполнить ту или иную часть всего процесса подготовки к участию в тендере.

При выборе комплексного варианта, фирма будет сопровождать весь процесс – от подготовки заявки до участия в торгах. Обычно этот вариант выбирают небольшие предприятия, совсем не имеющие опыта участия в тендерных процедурах.

Немаловажную роль при выборе варианта сопровождения тендера специализированной фирмой играет стоимость таких услуг. Безусловно, локальное сопровождение будет стоить дешевле, чем комплексная услуга. Большое значение при этом имеет и стоимость разыгрываемого лота. Но овчинка стоит выделки. Именно поэтому появились специализированные фирмы, а оказываемые ими услуги столь востребованы. 


Суть этапов тендерного аутсорсинга

 Рассмотрим вариант, когда выбрано комплексное сопровождение.
Как уже говорилось выше, услуга разделена на несколько этапов.

     • Электронная подпись. Участие в тендерах на всех электронных площадках предполагает наличие электронной подписи. Оформляется она на определённый срок, до 15 месяцев. Потом её надо периодически обновлять и заменять.
     • Аккредитация на электронной площадке. После получения электронной подписи, каждый претендент должен быть аккредитован на той площадке, где предполагается размещение условий тендера.
     • Постоянный поиск подходящих тендеров. Каждый день на площадке размещается несколько тендеров, иногда даже несколько десятков. Необходимо изучить их документацию, определить, способно ли предприятие выполнить ту или иную работу, соответствует ли она профилю организации, окажется ли она выгодной и т.д. Уже только этот этап предполагает постоянное внимание как минимум одного человека.
     • Обеспечение тендера. Это сугубо финансовый вопрос всегда вызывает определённые затруднения. Изъять из оборота деньги, получить для этих целей тендерный заём, или банковскую гарантию – в этом случае помощь специализированной организации окажется как нельзя кстати.
     • Заявка. Это один из основных этапов. Казалось бы простое дело – оформить заявку на участие. Но суть в том, что даже маленькая ошибка в оформлении уже является поводом для отказа участнику торгов.
     • Подготовка тендерной документации. Это самый сложный и трудоёмкий процесс для любого претендента. Если нет опыта в подготовке документации, малознаком порядок оформления или малейшая ошибка, например печать плохо читается – участие в конкурсе становится крайне проблематичным.
     • Участие в торгах. Для многих предпринимателей сам процесс участия в торгах является незнакомым. Шаг предложения, время ожидания, своевременная подача предложения – эти незнакомые манипуляции вызывают определённое чувство неуверенности. А медлить в этом процессе нельзя, иначе конкуренты не замедлят этим воспользоваться.
     • Презентация. Красиво подать своё предприятие, убедить заказчика в том, что ваша организация является наиболее подходящей - задача непростая и нелёгкая.
     • Подписать договор электронной цифровой подписью (ЭЦП). Онлайн-подписание контрактов ЭЦП не распространено в России. Но при проведении электронных торгов – эта процедура является единственно возможной.
     • Обжалование. Антимонопольная служба (ФАС) пристально следит за всеми торгами. Если ваша компания по каким-то причинам не стала победителем, но уверена в том, что её права нарушены – всегда можно обратиться в ФАС. И это вообще отдельная песня, в которой существуют свои сроки, законы и процедуры.
     • Юридический аспект. Если на предприятии нет своего обученного юриста, то выгоднее осуществить юридическое сопровождение заключаемого контракта.
     • Обучение. Когда компания полагает, что участие в тендерах должно стать для неё обычным делом – то гораздо дальновиднее будет обучить и подготовить своего специалиста. Это будет выгоднее, чем каждый раз обращаться в специализированную организацию. 


Анализируем преимущества и недостатки

  Каждый руководитель при выборе способа участия в тендере решает всё самостоятельно. Он должен учесть следующие преимущества и недостатки каждого из методов.

Преимущества:
     1. Прибегнув к услугам специализированной организации, отпадает необходимость постоянно содержать в штате специалиста по этому направлению. Не надо постоянно отслеживать изменения, периодически появляющиеся в тендерном законодательстве.
     2. Время, отведённое для подачи заявки и оформления документов очень ограничено. Аутсорсинговая компания позволит быстро и эффективно пройти этот этап. Их специалисты, как говорится - «собаку съели» на этом вопросе.
     3. Также благодаря наличию высококвалифицированных экспертов в привлекаемой организации, предприятие получит грамотное юридическое сопровождение всего тендерного процесса.
     4. Ни один, подходящий для вашего предприятия тендер, не пройдёт мимо вас. Специалисты аутсорсинговой фирмы будут за этим тщательно следить.
     5. Практически отсутствует вероятность какой-либо ошибки при оформлении тендерной документации.
     6. Если возникнет необходимость быстрого получения гарантии банка, то это проще сделать с помощью специализированной компании.

Недостатки:
     1. Всё стоит денег. Услуги аутсорсинговой компании тоже надо оплачивать. Прежде чем воспользоваться их услугами, стоит внимательно ознакомиться с расценками, и только тогда принимать решение.
     2. Полностью абстрагироваться от процесса не удастся. Надо будет всё равно изучать техническое задание, тендерную документацию для того, чтобы принять окончательное решение.
     3. Никакая аутсорсинговая компания не гарантирует 100-процентного выигрыша на тендере.

Контактные данные

Контакты